„Eigentlich muss ich noch die Präsentation fertig machen“ Und dann: Ein kurzer Blick aufs Handy, eben mal bei LinkedIn und Xing vorbeigeschaut und zum dritten Mal die Mails gecheckt. Schon wieder ist eine halbe Stunde vergangen. „So, jetzt aber…nachdem ich mir einen Kaffee geholt habe“.
Aufschieberitis am Arbeitsplatz ist keine Seltenheit. Selbst Dinge, die man sich am Abend vorher felsenfest vorgenommen hat, werden oft aufgeschoben. Doch die negativen Folgen bleiben nicht aus: Die zu erledigenden Aufgaben häufen sich, man gerät unter Zeitdruck und das Ergebnis erfüllt die eigenen Erwartungen nicht.
Insbesondere in Zeiten der Corona-Krise, in der viele Arbeitnehmer ihre Arbeit ins Home Office verlagern, lauern Ablenkungen, die es einem schwer machen können, sich durchgehend zu konzentrieren. Doch auch im Home Office kann man sich nicht entspannt zurücklehnen und diesen Ablenkungen nachgeben. Home Office ist kein Urlaub. Viele kämpfen nicht nur hier mit Aufschieberitis.
Um Leistung erbringen zu können und der Aufschieberitis erfolgreich zu entkommen, im Folgenden ein paar kleine Hinweise, die das Arbeitsleben erleichtern können.
Die Ablenkungen lauern überall
Spielende Kinder, ein klingelndes Telefon oder sogar die Versuchung sich vor den Fernseher zu setzen – man kann ja nicht strengstens kontrolliert werden. Strukturieren Sie Ihren Arbeitstag hier genauso wie im Büro. Flexibilität erfordert Eigenverantwortung und Disziplin. Planen Sie feste Zeitfenster für die Kinder, Sport und den Social Media Check ein, der Rest der Zeit ist für die Arbeit geblockt. Es empfiehlt sich außerdem, eine angenehme Arbeitsumgebung zu schaffen, in der Ablenkungen vermieden werden können.
Termine mit Kollegen, um sich über den Stand eines aktuellen Projektes oder einer Aufgabe auszutauschen, können nicht nur zuhause hilfreich sein. So setzt man sich automatisch eine motivierende, aber nicht stressende, Deadline, da kein externer Zeitdruck besteht. Außerdem hat es sich nach Erfahrungen der Mitarbeiter der Dr. Schwerdtfeger Personalberatung als hilfreich erwiesen, sich im Home Office nicht im Jogginganzug vor den Rechner zu setzen, sondern so zu kleiden, wie für einen Tag im Büro. Das hilft, den Arbeitsmodus einzulegen und sich auf die Arbeit zu fokussieren.
Nicht nur im Home Office lauern Ablenkungen. Auch im ganz normalen Büroalltag kann es schwerfallen, sich auf die Aufgaben zu konzentrieren.
Tote Zeit effektiv nutzen
Sie fahren morgens mit dem Bus oder mit der Bahn zur Arbeit? Perfekt! Nicht nur der Umwelt wegen – denn den Fahrweg können Sie nutzen. Zum Beispiel um ihren privaten Emailverkehr abzuarbeiten, Ihre Social Media Kanäle zu checken oder online den Termin beim Arzt zu vereinbaren. All das muss dann nicht mehr im Laufe des Tages erledigt werden und die To-Do-Listeschrumpft schon vor Arbeitsbeginn.
Klein anfangen
Es wartet schon seit einigen Tagen. Langsam kribbelt es nervös in den Fingern. Ein unangenehmes Telefonat mit einem Lieferanten, Kunden oder Bewerber muss geführt werden. Vielleicht muss aber auch eine wichtige E-Mail verfasst werden, worauf man bisher einfach noch keine Lust hatte. Selbst wenn diese Dinge meist nicht lange dauern, schiebt man sie gerne vor sich her. Dann spuken Sie einem den ganzen Tag im Hinterkopf herum und man kann sich nicht richtig konzentrieren. Legen Sie einen verbindlichen Termin fest und arbeiten Sie den Punkt konsequent ab. Dann haben Sie es hinter sich und können sich mit freiem Kopf anderen Aufgaben widmen.
Den eigenen Rhythmus kennen
Viele Menschen laufen in der Zeit von 10 Uhr bis 12 Uhr und von 15 Uhr bis 17 Uhr auf Hochtouren. Andere Menschen funktionieren anders und haben zu ungewöhnlicheren Zeiten ihre Leistungshochs. Wichtig ist es seinen eigenen Rhythmus zu kennen, um die Phasen nutzen zu können, in denen das Leistungspotenzial am höchsten ist. Anspruchsvolle und wichtige Aufgaben sollten optimalerweise zu diesen Zeiten erledigt werden. Für einfachere Aufgaben empfiehlt es sich feste Zeitblöcke zwischen den Spitzenzeiten zu setzen.
Große Aufgaben in kleinere unterteilen – und abhaken!
To-Do Listen helfen zu strukturieren und sind motivierend. Setzen Sie sich Prioritäten. Große Aufgaben wirken weniger einschüchternd, wenn sie in kleinere Punkte unterteilt werden. Wichtig ist dabei jedoch, nicht jeden noch so kleinen Punkt einzeln aufzuführen – damit lenkt man sich leicht wieder ab. Persönliche Deadlines für bestimmte Aufgaben können helfen, nicht in Zeitdruck zu geraten und zu motivieren. Haben Sie einen Punkt auf Ihrer Liste abhaken können? Nutzen Sie diesen Motivationsschub für die nächste Aufgabe. Mangelt es dennoch an der Motivation? Belohnen Sie sich. Gedanken wie „Ich darf mir erst einen Kaffee holen, wenn ich das hier fertig gemacht habe“ oder „2 abgehakte Punkte = 1 Schokoriegel“ können Wunder bewirken.
Pausen öfter und bewusster planen
Feste Pausen sind wichtig. Nehmen Sie sich zwischendurch 5 Minuten Zeit, um einfach nur aus dem Fenster zu schauen oder Ihren Tee zu genießen. Vielleicht können Sie in der Pause kurz an die frische Luft gehen. Das Gehirn braucht diese kleinen Regenerationsphasen, um danach wieder Vollgas geben zu können.
Ablenkungsfaktor Smartphone
Der beste Tipp? Auf Flugmodus schalten und ab in die Tasche damit.
Erwartet man einen wichtigen Anruf, empfiehlt es sich, die Benachrichtigungstöne für alles Weitere auszustellen und nur den Klingelton anzulassen. Auch für den „Smartphone-Check“ kann man sich einen kurzen Slot einplanen – oder einfach bis zur Mittagspause warten.
Ob im Home Office oder im Büro – natürlich dürfen auch die einfachsten Tipps wie „genug schlafen“ und „ein ausgewogenes Frühstück“ nicht unterschätzt werden. Raumwechsel oder das Arbeiten bei gutem Wetter im Garten, sofern möglich, können ebenfalls leistungsfördernd wirken.