„Wer sind Sie denn überhaupt?“ oder wenn der erste Tag im neuen Job anders läuft als gedacht

Man erlebt sie im Verlaufe seines Lebens immer wieder. Diese Tage, an denen sich wichtige Dinge entscheiden, an denen Weichen für die Zukunft gestellt werden. Einschulung, Schulabschluss, Uni-Diplom, Hochzeit … Tage mit besonderer Symbolkraft. Aber es gibt auch die Tage der Entscheidung, die nicht ganz so schillernd daherkommen, und in ihrer Wirkung oft unterschätzt werden.

Der erste Arbeitstag im neuen Unternehmen ist ein Tag aus dieser Kategorie. Man steht bis in die Haarspitzen motiviert und voller Vorfreude am Empfang. Und was passiert dann? 

Die Dame am Empfang greift zum Telefon, ruft in der Abteilung an, zu der man ab heute gehört, und niemand weiß, dass die Neue ausgerechnet heute anfängt. Kein eingerichteter Schreibtisch, keine funktionierende IT, genervte Kollegen, der künftige Vorgesetzte hat keine Zeit, kein anderer Ansprechpartner ist verfügbar. Man fühlt sich überflüssig, unwillkommen und ist selbst genervt. Das ganze Feuer mit dem man im neuen Job starten wollte ist nur noch ein glimmender Haufen Asche und auf dem Weg zum Auto nach Feierabend fragt man sich, ob die Unterschrift unter den Arbeitsvertrag wirklich so eine gute Idee war.

Diesen schlechten ersten Eindruck unternehmensseitig wieder wettzumachen ist keine kleine Herausforderung und in vielen Fällen ein zum Scheitern verurteiltes Vorhaben.

Dabei ist es doch eigentlich ganz einfach den Start für neue Mitarbeitende im Unternehmen positiv zu gestalten. Ein klarer Prozess und eindeutige Zuständigkeiten sind hier kein bürokratisches Hindernis, sondern ein einfaches und hilfreiches Werkzeug, dessen sich jedes Unternehmen – ganz unabhängig von Branche, Mitarbeiterzahl oder Jahresumsatz – bedienen kann und sollte.

Idealerweise nimmt die Personalabteilung die Dinge organisatorisch in die Hand. Es sollte jemanden geben, der den neuen Kollegen oder die neue Kollegin empfängt. Ob das ein Vertreter der Personalabteilung ist oder der künftige Vorgesetzte, ist dabei völlig unerheblich. Wichtig ist, dass jemand da ist, der sich kümmert und als erste Ansprechperson fungiert, die den Arbeitsplatz zeigt und das neue Arbeitsumfeld vorstellt.

Der Arbeitsplatz sollte fertig eingerichtet sein, und d.h. nicht, das – z.B. bei einer Bürotätigkeit –  Schreibtisch und Drehstuhl vorhanden sind. Ein bisschen mehr muss es schon sein. Ein funktionierender Rechner auf dem die erforderlichen Zugänge eingerichtet sind und ein freigeschalteter Telefonanschluss sind Mindeststandards. Idealerweise findet der startende Kollege auch einen Einarbeitungsplan und/oder eine Mappe mit betrieblichen Hinweisen zu z.B. Dresscode, Notfallnummern oder Firmenevents vor. Bei Mitarbeitenden, die im Außendienst arbeiten, sollte auch ein Firmenhandy, Visitenkarten und andere wichtige Tools bereit gelegt werden. Hilfreich ist auch eine Übersicht mit Ansprechpersonen, die in der Einarbeitungsphase bei Fragen kontaktiert werden können.

Neben diesem „Pflichtprogram“ erhöht man die Chance auf eine 6,0 in der Kür mit einem Blumenstrauß oder einen anderen Willkommensgruß. In vielen Startups oder in der Tech-Branche finden neue Mitarbeitende häufig auch schon coole Shirts, Hoddies oder Caps mit Firmenlogo auf dem Schreibtisch. Die Identifikation mit dem Unternehmen hat hier von Minute eins an beste Chancen, um zu gedeihen und zu wachsen.

Wichtig ist auch, dass die erste Mittagspause nicht unterschätzt wird. Eine Person aus dem Team oder der Vorgesetzte sollte sich des neuen Kollegen annehmen, damit der sich nicht ausgegrenzt fühlt – wie bei der Wahl der Mannschaften im Sportunterricht die letzte Person, die in ein Team gewählt wird. Gerade diese sozialen Aktivitäten, die neben der klassischen Arbeit laufen, sind für neue Mitarbeitende wichtig, um auch persönlich im Unternehmen anzukommen.

Onboarding endet nicht am ersten Arbeitstag. Es ist ein längerer Prozess über einen Zeitraum von 6 bis 12 Monaten, der unternehmensseitig begleitet und gesteuert werden muss. Neben einem strukturierten, individuell gestalteten Einarbeitungsplan und definierten Ansprechpersonen sind regelmäßige Feedbackgespräche ein hilfreiches und wirksames Tool. So bewahrt man als Unternehmen übrigens auch die Chance, im Fall, dass die Dinge in die falsche Richtung laufen sollten, rechtzeitig gegensteuern zu können. Idealerweise, um den Neuling an Bord zu halten oder im gegenteiligen Fall, um rechtzeitig mit den Maßnahmen zu einer Nachbesetzung beginnen und keine wertvolle Zeit verlieren zu können. Letzteres sollte aber die Ausnahme bleiben!

Der erste Tag im neuen Job ist unternehmensseitig leider noch viel zu häufig ein unterschätzter Tag der Entscheidung. Dabei ist es ganz einfach, wenn man sich als Führungskraft oder Personalverantwortliche Person kurz auf den eigenen ersten Tag im Unternehmen besinnt und sich fragt, wie man sich diesen Tag und die anschließenden Monate der Einarbeitung selbst gerne gewünscht hätte.

Der erste Tag ist der Moment, in dem aus der Candidate Experience die Employee Experience wird. Die wiederum ein wichtiger Baustein der Mitarbeiterbindung ist und unglaubliche Strahlkraft auf angrenzende Bereiche, die z.B. die Motivation entfaltet. Nutzen Sie Ihre Chancen und begeistern Sie von Anfang an mit Professionalität und Authentizität. Zeigen Sie dem Neuankömmling, dass die Unterschrift unter dem Arbeitsvertrag eine gute Entscheidung war.

Dann gewinnen am Ende alle.

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